Müdürlükler

T.C.

BEYKOZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ KISIM

Genel Hükümler

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

            Amaç

            MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Beykoz Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

            Kapsam

            MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Beykoz Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü ve alt birimlerinin kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

            Dayanak

            MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

            Tanımlar

            MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;

            a)Başkan: Beykoz Belediye Başkanı’nı,

            b)Belediye: Beykoz Belediye Başkanlığını,

c)Büro: İş hacmine uygun olarak ve işin niteliğine göre oluşturulan doğrudan Müdüre bağlı olarak çalışan servisleri,

ç)Büro Personeli: İlgili büroda çalışan kişileri,

d)Büro Sorumlusu: Belirlenen bürolarda çalışan ve Müdüre karşı sorumlu kişileri,

            e)Müdür: Destek Hizmetleri Müdürü’nü,

            f)Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,

            g)Personel: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü,

            ğ)Üst Yönetici: Beykoz Belediye Başkanı’nı,

            ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Teşkilat ve Bağlılık

            Kuruluş

            MADDE 5- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 inci maddesi ile 22/02/2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanarak, Belediye Meclisinin …/…/… tarihli, … sayılı kararıyla kurulmuştur.

            Teşkilat

MADDE 6- (1) Beykoz Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü;

a)Satınalma Bürosu,

b)Hizmet İşleri Bürosu,

c)Ulaşım Hizmetleri Bürosu,

ç)İdari İşler Bürosu,

olmak üzere dört bürodan oluşur.

            (2) Müdür, hizmet gereklerine uygun olarak büroların yapısı, çalıştırılacak personelin dağılımı ve yapılacak işlerle ilgili düzenlemeleri ve işlemleri mevzuat çerçevesinde yerine getirir.

            Bağlılık

            MADDE 7- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü Başkana veya görevlendireceği bir Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışır.

 

İKİNCİ KISIM

Kurumsal Yapılanma

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün Görev ve Yetkileri

            Müdürlüğün görev ve yetkileri

MADDE 8- (1) Müdürlük;

a)Mal ve hizmet alımları ile yapım işleri için düzenlenecek ihale iş ve işlemlerine, bu işlerle ilgili muayene, kabul ve hakediş hazırlanması süreçlerine, ilgili birim tarafından talep edilmesi halinde imkânlar ölçüsünde teknik destek sağlamakla,

b)İlgili birimlerin talebi üzerine ihale ve benzeri süreçlerde ve/veya ihaleye konu mal ve hizmetle ilgili olarak gerekli olan izin, bankacılık işlemleri, nakliye hizmetleri, sigorta prosedürleri ve benzeri işlere imkânlar ölçüsünde teknik destek sağlamakla,

c)Belediye hizmet birimlerinin temizlik, iaşe ve iletişim hizmetlerini yürütmek, gereken durumlarda tamir ve küçük bakım-onarım iş ve işlemlerini yapmak, her çeşit tefrişat ve benzeri işlere ait satınalmaları gerçekleştirmekle,

ç)Belediye hizmetlerinde kullanılması öngörülen araçların kiralanması iş ve işlemleri ile kiralık ve/veya resmi her sınıf ve özellikteki aracın yakıt, bakım-onarım ve sair ihtiyaçlarının giderilmesine yönelik satınalma işlemlerini gerçekleştirmek, ilgili birimlerin kullanımına vermek ve ihale sonrası süreçleri koordine etmekle,

d)Belediyenin her türlü abonelik ve sair iş ve işlemlerini gerçekleştirmek, takip etmek ve devamlılığını temin etmekle,

görevli ve yetkilidir.

İKİNCİ BÖLÜM

Büroların Görev ve Yetkileri

            Satınalma bürosunun görev ve yetkileri

            MADDE 9- (1) Satınalma Bürosu;

a)4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ile bağlı ve ilgili diğer mevzuat hükümlerini çerçevesinde Belediye harcama birimlerince yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işleri için düzenlenecek ihale iş ve işlemlerine, ilgili birim tarafından talep edilmesi halinde imkânlar ölçüsünde teknik destek sağlamakla,

b)Alımı yapılan mal ve hizmetler ile yapım işlerinin idari ve teknik şartnameler doğrultusunda muayene ve kabul ile hakediş dosyalarının hazırlanması süreçlerine, ilgili birim tarafından talep edilmesi halinde imkânlar ölçüsünde teknik destek sağlamakla,

c)Belediye harcama birimlerince yapılması planlanan dış alımlar için gerekli izinlerin alınması, akreditif açılması ve banka işlemlerinin yürütülmesi yanında, ithalat şekline göre gerektiğinde malın nakliyesi ve nakliye sigortasının yapılması, gümrük işlemlerinin tamamlanması ve malların mevzuata uygun olarak teslim alınması sürecine, ilgili birim tarafından talep edilmesi halinde imkânlar ölçüsünde teknik destek vermekle,

ç)Gerektiğinde ve bütçede yeterli ödenek bulunduğunda; ilgili fasıldan Müdürlük tarafından yapılacak her türlü mal ve hizmet alım işlemi için evrakı hazırlamak ve onaya sunmakla,

d)Gerektiğinde Müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerin, mer’i ihale mevzuatı çerçevesinde yapılması için gerekli evrakı düzemek ve işlemleri takip etmekle,

e)İlgili mevzuat çerçevesinde kendisine tevdi edilen diğer görevleri yürütmekle,

            görevli ve yetkilidir.

            Hizmet işleri bürosunun görev ve yetkileri

            MADDE 10- (1) Hizmet İşleri Bürosu;

a)Belediye hizmet birimlerinin temizlik, iaşe ve iletişim hizmetlerini yürütmek, gereken durumlarda tamir ve küçük bakım-onarım iş ve işlemlerini yapmak, her çeşit tefrişat ve benzeri işlere ait satınalmaları gerçekleştirmekle,

b)Belediyenin her türlü abonelik iş ve işlemlerini gerçekleştirmek, takip etmek ve devamlılığını temin etmekle,

c)Belediye tarafından düzenlenen ve/veya desteklenen etkinlik ve organizasyonlara, ilgili harcama biriminin talebi doğrultusunda imkânlar ölçüsünde teknik ve operasyonel destek sağlamakla,

ç)İlgili mevzuat çerçevesinde kendisine tevdi edilen diğer görevleri yürütmekle,

görevli ve yetkilidir.

Ulaşım hizmetleri bürosunun görev ve yetkileri

MADDE 11- (1) Ulaşım Hizmetleri Bürosu;

a)Belediye hizmetlerinde kullanılması öngörülen her sınıf ve özellikten araç ihtiyacının planlanmasını yapmakla,

b)Planlaması yapılan araçların kiralanmasına yönelik ihale ve ihale sonrası prosedürlerini yerine getirmekle,

c)Kiralık ve/veya resmi her sınıf ve özellikteki aracın hizmetini sürdürülebilir kılacak şekilde yakıt, bakım-onarım ve sair ihtiyaçlarının giderilmesine yönelik satınalma iş ve işlemlerini gerçekleştirmekle,

ç)Kiralık ve/veya resmi her sınıf ve özellikten aracı, talebi halinde ilgili hizmet biriminin kullanımına vermekle,

d)Her kademeden yöneticinin kullanımına verilen binek araçlar ile servis ve destek niteliği taşıyan araçlara ilişkin sevk ve idare hizmetlerini yürütmekle,

e)İlgili harcama birimlerinin talebi doğrultusunda motorlu araç, makine ve teçhizatlar ile sair mal ve malzemenin kaza ve sigorta işlemlerini yapmak ve takip etmekle,

f)İlgili mevzuat çerçevesinde kendisine tevdi edilen diğer görevleri yürütmekle,

görevli ve yetkilidir.

İdari işler bürosunun görev ve yetkileri

            MADDE 12- (1) İdari İşler Bürosu;

a)Müdürlüğe gelen her türlü resmi evrak, dilekçe ve yazının usulüne göre kayıt defterine ve/veya bilgisayar kayıtlarına işlenmesini sağlamak; süresi içinde cevabi yazı yazmak ve/veya onaya sunmak; gereken durumlarda Başkana, Meclise, Encümene sunulacak tekliflere ilişkin gerekli evrakı üretmekle,

b)Müdürlükten çıkan bütün evrakın usulüne göre kayıt defterine ve/veya bilgisayar kayıtlarına işlenmesini sağlamak, gereğini takip etmek, yılsonunda kayıt defterlerini usulüne uygun bir şekilde kapatmakla,

c)Evrakın havalesini yaparak ilgili personele teslim etmek ve sonuçlandırılan evrak ile ilgili hazırlanan yazıların kaydını kapatıp ilgili kişi, birim, kurum yahut kuruluşlara göndermekle,

ç)Müdürlükçe yapılan bütün yazışmalara dair evrakın Standart Dosya Planına uygun dosyalanmasını sağlamakla,

d)Müdürlük personelinin özlük iş ve işlemlerine dair yazışmalarını yapmak ve takip etmekle,

g)Müdürlükteki tüm yazışmaların birer örneğinin muhafaza etmek, işlemi biten evrakı arşive kaldırmakla,

görevli ve yetkilidir.

 

ÜÇÜNCÜ KISIM

Personelin Nitelikleri ve Çeşitli Hükümler

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Personelin Nitelikleri

            Müdürün atanması, görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 13- (1) Müdür; 657 Sayılı Kanunun ilgili maddelerinde öngörülen ilkeler ile Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda atanır.

            (2) Müdür;

            a)Müdürlüğü yönetmek, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapmakla,

            b)Müdürlüğün görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlamakla,

            c)Müdürlüğün yazışmalarını yürütmek, kendi görev alanına giren konularda, idarenin diğer idareler nezdinde mali iş ve işlemleri izlemek ve sonuçlandırılmasını sağlamakla,

            ç)İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi ve belge sağlamakla,

            d)Gerektiğinde mali mevzuatın uygulanmasına yönelik açıklayıcı düzenlemeler hazırlamakla,

            e)Müdürlüğün saydam, planlı, idarenin amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yönetilmesi için gerekli önlemleri almakla,

            f)Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil etmekle,

            g)Müdürlükte çalışan her seviyeden personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapmakla,

            ğ)Müdürlük bünyesinde görev yapan alt birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlamakla,

            h)Gelen ve giden evrakı inceleyip imzalamakla,

            ı)5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun harcama yetkilisi olarak kendisine yüklediği görevlerini eksiksiz yerine getirmekle,

            i)Görevlerini yerine getirmeyen ya da talimatlara uymayan çalışanlar hakkında disiplin sürecini başlatmaya,

            j)Bütçe Kanununda belirtilen sınırlarda olmak kaydıyla, gerekli durumlarda üst yönetici onayıyla personele fazla mesai yaptırmaya,

            k)Büro sorumlusu ve personele yetki devretmeye, gerektiğinde devrettiği yetkiyi geri almaya,

            görevli, yetkili ve sorumludur.

            Müdürlüğe vekâlet

MADDE 14- Başkanı tarafından yetkilendirilecek diğer birim müdürlerinden veya ilgili mevzuat çerçevesinde müdürlük şartlarını taşıyan personelden uygun görülen birisi vekâlet edebilir.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Büro Sorumlusu ve Personelin Nitelikleri

            Büro sorumlularının belirlenmesi, görev, yetki ve sorumlulukları

       MADDE 15- (1) Büro Sorumluları, personel arasından liyakat esası çerçevesinde, Müdür tarafından görevlendirilmek suretiyle belirlenir.

            (2) Büro Sorumluları;

            a)Müdür tarafından kendisine verilecek emirler doğrultusunda iş ve işlemler yapmakla,

            b)Büronun görev alanına giren konularda yapılan işlemlerle ilgili gerekli kontrolleri yapmak, iş akış süreçlerinin düzenli çalışmasını sağlamak, çalışanları motive ederek verimliliği arttırmak, işlerin takibini yapmak, iş disiplinini sağlamakla,

            c)Büro bünyesinde çalışanlar arasında iş bölümü yapmak ve faaliyetlerinin en uygun şekilde yerine getirilmesi için mevcut kaynakların etkin kullanılmasını sağlamakla,

            ç)Sorumluluklarındaki araç ve gereçlerin kullanımında gerekli özeni göstermekle,

            görevli, yetkili ve sorumludur.

            Personelin görev, yetki ve sorumlulukları

            MADDE 16- (1) Bütün personel, Müdür ve büro sorumlusunun kendisine vermiş olduğu işleri mevzuata uygun olarak, tam ve zamanında yapmakla görevli; yapılan iş ve işlemlerin kayıt altına alınması ve dosyalanmasından sorumludur.

            Özellikli görevler

            MADDE 17- (1) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve ihale yetkilisi, Müdürdür.

            (2) Müdürlüğün gerçekleştirme görevlisi, harcama yetkilisine hiyerarşik olarak en yakın büro sorumlusu ya da personel arasından, harcama yetkilisi tarafından belirlenir.

            (3) Taşınır kayıt yetkilisi, ilgili mevzuata ilişkin yeterli bilgisi olduğu değerlendirilen personel arasından, harcama yetkilisi tarafından görevlendirilir.

            (4) Taşınır kontrol yetkilisi, ilgili mevzuata ilişkin yeterli bilgisi olduğu değerlendirilen personel arasından, harcama yetkilisi tarafından görevlendirilir.

            (5) Birim arşiv sorumlusu, her türlü arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi hususunda yeterli bilgisi olduğu değerlendirilen personel arasından, Müdür tarafından görevlendirilir.

            (6) Gerektiği durumlarda ihtiyaç duyulabilecek diğer özellikli vazifelere, Müdür tarafından görevlendirme yapılır.

            Çalışmalarda işbirliği ve uyum

            MADDE 18- (1) Müdürlüğün faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, Müdürün başkanlığında büro sorumluları ile ayda bir defadan az olmamak kaydıyla düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, Müdürlüğün faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.

           

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

            Yazışma, dosyalama ve arşiv usulleri

            MADDE 19- (1) Kurum içi ve kurum dışı yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile Belediye İmza Yetkileri Yönergesine uygun olarak yürütülür.

            (2) Belediyenin ve münhasıran birimlerin dosyalama, arşivleme, ayıklama, imha iş ve işlemleri 3473 sayılı Kanun hükümleri ve Standart Dosya Planı düzenlemeleri çerçevesinde yürütülür.

            Disiplin hükümleri

            MADDE 20- (1) Müdürlük çalışanlarının her türlü disiplin işlemleri, 657 sayılı Kanunun ilgili hükümleri ve bağlı mevzuat, Belediye Disiplin Amirleri Yönergesi ile diğer iç düzenlemeler kapsamında yürütülür.

            Yürürlükten kaldırılan yönetmelik

            MADDE 21- (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle, Belediye Meclisinin …/…/… tarihli ve …/… sayılı kararıyla kabul edilip yürürlüğe girmiş olan Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği tüm ek ve değişiklikleri ile birlikte yürürlükten kaldırılmıştır.

            Hüküm bulunmayan haller

            MADDE 22- (1) Bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda, yürürlükte bulunan ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde işlem tesis edilir.

GEÇİCİ MADDE 1- (1) 2019 mali yılı içerisinde harcama birimleri tarafından doğrudan temin usulüyle yapılması planlanan satınalma işlerinin koordinasyonu Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından sağlanır.

            Yürürlük

            MADDE 23- (1) Bu Yönetmelik Belediye Meclisinin kabulünden sonra yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

            Yürütme

            MADDE 24- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.